Virtual Office: Biaya yang Dapat Dipangkas Lebih dari 80%

Banyaknya hasil pencarian ini menunjukkan bahwa topik virtual office memang sedang dan akan menjadi tren cara orang bekerja di abad modern yang semakin pesat kemajuannya dalam hal teknologi informasi dan komunikasi. Dalam salah satu artikel tentang virtual office di Forbes versi online, “Welcome to The Brave, New World of Virtual Work” yang ditulis oleh Srinivasa Addepalli, dikatakan bahwa kata“telework” telah menjadi salah satu nominasi Word of The Year List 2010 yang diadakan oleh The American Dialect Society.

Tren pada beberapa tahun mendatang, akan semakin banyak orang bekerja tidak di kantor, melainkan dari beragam tempat di luar kantor. Kata “tempat kerja” akan berganti menjadi “di atau dari mana saja”. Dalam kaitan dengan kehidupan Jakarta yang semakin macet, virtual office adalah salah satu solusi yang dapat menguraikan kemacetan, mengurangi tingkat konsumsi BBM, penghematan waktu yang sangat drastis, efisiensi dan produktivitas yang lebih baik, turut meminimalkan dampak polusi udara akibat asap kendaraan, dan terutama penghematan dana yang sangat signifikan. Dalam suatu artikel, dikatakan bahwa virtual office (kantor maya) dapat memangkas biaya operasional kantor hingga lebih dari 80% bila dibandingkan dengan kantor fisik.

Biaya operasional sebuah kantor pada umumnya terdiri dari biaya sewa (termasuk ruangan yang tidak selalu terpakai sepanjang waktu sewa), biaya penyimpanan arsip dan dokumen, biaya manajemen gedung/service charge, listrik, telepon, keamanan, lembur office boy, tenaga kebersihan, satpam, staf administrasi yang perlu direkrut dan dilatih, serta biaya SDM lainnya. Belum lagi biaya yang harus dikeluarkan dari kocek pribadi, seperti biaya bensin, tol, parkir, dan makan siang. Bila Anda seorang pemimpin perusahaan atau bagian keuangan, cobalah mulai menghitung perbandingan biaya berkantor di suatu gedung perkantoran atau rumah kantor dengan bekerja dari luar kantor. Anda akan sangat terperangah dengan banyaknya biaya yang dapat Anda hemat.

Namun begitu, sebelum Anda beralih dari kantor fisik ke kantor maya, selidikilah terlebih dahulu mengenai dampak sosial, karakteristik pekerjaan, hubungan kerja sama kelompok, serta penggunaan perlengkapan teknologi informasi dan komunikasi yang akan perusahaan Anda gunakan bila beralih ke virtual office.